Od 1 stycznia 2026 r. podstawowy limit zwolnienia podmiotowego z VAT wynosi 240 000 zł wartości sprzedaży. Wcześniej wynosił 200 000 zł. Mówimy o zwolnieniu zależnym od skali sprzedaży, a nie o zwolnieniach przewidzianych dla konkretnych usług lub towarów. Kwota dotyczy wartości sprzedaży, a ustawowe zasady jej ustalania zawiera art. 113 ustawy o VAT.[1][2]
Dla małego przedsiębiorcy podwyżka jest dobrą wiadomością, ale nie powinna być jedynym argumentem w podejmowaniu decyzji o korzystaniu ze zwolnienia z VAT. Zanim zdecyduję, czy klientce lub klientowi rekomenduję zwolnienie, sprawdzam rodzaj świadczonych przez nich usług lub asortyment sprzedaży, odbiorców oraz planowane zakupy. Doradca podatkowy w Łodzi powinien zacząć właśnie od tej rozmowy, a nie od prostego porównania obrotu z limitem.
Jak liczyć limit przy rozpoczęciu działalności?
Jeżeli firma zaczyna działalność w trakcie roku, nie dostaje do dyspozycji pełnych 240 000 zł. Limit ustala się proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności w tym roku. Ministerstwo Finansów wskazuje to wprost dla podmiotów rozpoczynających działalność w 2026 r.[1]
Przykład: przedsiębiorczyni zaczyna działalność 1 lipca. Jej limit będzie odpowiadał części rocznego limitu przypadającej na okres od rozpoczęcia działalności do końca roku. Nie warto liczyć go „na oko”. Przy planowanej sprzedaży należy ustalić dokładną liczbę dni prowadzenia działalności i regularnie kontrolować narastającą wartość sprzedaży.
W praktyce najwięcej problemów powstaje wtedy, gdy firma ma sezonowe przychody. Ktoś może przez kilka miesięcy sprzedawać niewiele, a w ostatnim kwartale podpisać kilka dużych umów. Dlatego rzetelnie prowadzona ewidencja sprzedaży, w której narastająco ujmujemy jej wartość, pozwoli w każdej chwili ustalić ile pozostało do indywidualnego limitu.
Obrót w kolejnym roku działalności
W kolejnym roku działalności zasadą jest limit 240 000 zł. Jeżeli przedsiębiorca w roku rozpoczęcia działalności nie przekroczył przypadającego mu limitu może korzystać ze zwolnienia z VAT w roku następnym, aż do momentu przekroczenia 240 000 zł.[1]
Kto nie może korzystać ze zwolnienia?
Sam niski obrót nie wystarcza. Ustawa wyłącza ze zwolnienia dostawę określonych kategorii towarów i usług. Katalog znajduje się w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT. W oficjalnej informacji Ministerstwa Finansów jako przykłady wskazano m.in. dostawy nowych środków transportu oraz usługi prawnicze.[1][2]
To ważne zastrzeżenie: nie należy samodzielnie zakładać, że każda usługa o charakterze konsultacyjnym jest albo nie jest objęta wyłączeniem. O kwalifikacji przesądza rzeczywisty zakres czynności, a nie tylko nazwa na fakturze czy w PKD. W przypadku wątpliwego modelu biznesowego najbezpieczniej przeanalizować go przed pierwszą sprzedażą. Dotyczy to zwłaszcza firm łączących kilka rodzajów usług.
Kiedy traci się zwolnienie z VAT?
Zwolnienie traci moc od czynności, którą przekroczono limit. Nie działa tu zasada, że VAT rozlicza się dopiero od kolejnego miesiąca albo od nadwyżki ponad limit. To właśnie sprzedaż powodująca przekroczenie ma znaczenie dla utraty zwolnienia.[2]
Warto więc ustalić procedurę alarmową. Gdy sprzedaż zbliża się do limitu, przedsiębiorca powinien zweryfikować dane w ewidencji, przygotować rejestrację VAT-R i sposób wystawiania dokumentów.
Utrata zwolnienia nie musi oznaczać błędu w prowadzeniu firmy. Często jest zwyczajnym skutkiem wzrostu sprzedaży. Problem pojawia się wtedy, gdy przedsiębiorca zorientuje się po fakcie i błędnie dokumentuje transakcje.
Kiedy zwolnienie się opłaca, a kiedy warto z niego zrezygnować?
Zwolnienie najczęściej warto rozważyć, gdy firma sprzedaje głównie osobom prywatnym, ma niewielkie zakupy obciążone VAT i chce ograniczyć bieżące obowiązki rozliczeniowe. Cena dla klienta indywidualnego może wtedy być bardziej konkurencyjna, bo nie trzeba do niej doliczać VAT.
Inaczej wygląda sytuacja firmy współpracującej przede wszystkim z podatnikami VAT czynnymi. Dla takiego kontrahenta VAT na fakturze często jest neutralny, ponieważ można go odliczyć. Natomiast przedsiębiorca zwolniony nie odliczy VAT od własnych zakupów. Gdy planuje się zakup wyposażenia biura, maszyn, towarów, materiałów, zakup lub leasing samochodu wykorzystywanego w działalności, rezygnacja ze zwolnienia z VAT (pozostanie czynnym podatnikiem VAT) może być ekonomicznie korzystniejsza.
Przykład: projektantka wnętrz obsługująca głównie osoby prywatne, bez istotnych zakupów, może realnie zyskać na zwolnieniu. Z kolei wykonawca realizujący zlecenia dla spółek i kupujący dużo materiałów powinien przeanalizować wariant opodatkowania podatnikiem VAT. Nie ma tu uniwersalnej odpowiedzi — rachunek warto oprzeć na konkretnych cenach, kosztach i umowach.
Jeżeli przedsiębiorca dobrowolnie rezygnuje ze zwolnienia, staje się podatnikiem VAT czynnym, rozlicza VAT należny i może odliczać VAT naliczony. Powrót do zwolnienia jest co do zasady możliwy nie wcześniej niż po upływie roku, licząc od końca roku, w którym prawo utracono lub z niego zrezygnowano.[1]
Lista kontrolna przed decyzją
Przed wyborem zwolnienia/opodatkowania VAT warto odpowiedzieć na pięć pytań:
- Czy świadczone przeze mnie usługi lub sprzedawane towary pozwolą mi na korzystanie ze zwolnienia z VAT (czy nie są wymienione w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT)?
- Jaki limit obowiązuje mnie w bieżącym roku?
- Kto jest moim klientem?
- Ile w ponoszonych przeze mnie kosztach jest podatku VAT?
- Czy planuję większe inwestycje?
Dopiero po tej analizie wybór między zwolnieniem a opodatkowaniem VAT będzie decyzją biznesową, a nie przypadkiem.