Co obejmuje obsługa księgowa w restauracji

Zakres obsługi księgowej w restauracji, firmie cateringowej, hotelu, barze oraz w innych podmiotach w sektorze HoReCa (Hotel, Restauracja, Catering) zależy w dużej mierze od wielkości, organizacji działalności i ilości zatrudnionych osób. Obsługa taka obejmuje szereg czynności związanych z prowadzeniem ksiąg podatkowych oraz obliczaniem podatków związanych z działalnością gospodarczą:

• prowadzenie ewidencji księgowej – księgowanie dokumentów takich jak zakupy, sprzedaż, koszty dojazdów, amortyzacja, wynagrodzenia pracowników, napiwki i wiele innych;
• przygotowywanie miesięcznych zestawień przychodów i kosztów oraz przekazywanie danych w celu rozliczenia podatków;
• kontrola finansowa – bieżące monitorowanie wydatków i przychodów, wyliczanie wskaźników w celu kontrolowania stanu finansowego i planowania przyszłej działalności; w zakres usługi niekiedy wchodzi również analiza bieżącej sytuacji finansowej, prognozowanie przyszłych dochodów i wydatków oraz weryfikacja wykorzystania budżetu;
• zarządzanie płatnościami – kontrola płatności, zarówno wewnątrz firmy, jak i na zewnątrz; obejmuje to prowadzenie ewidencji płatności, weryfikację terminów płatności, analizę bilansu płatności oraz monitorowanie należności i zobowiązań;
• analiza kosztów – określenie kosztów działalności, takich jak koszty osobowe, leasingi, zakup i naprawa sprzętu, a także określenie marży zysku.

W zależności od formy prawnej i systemu księgowego stosowanego w konkretnej firmie zajmujemy się:

• prowadzeniem księgowości w formie ksiąg rachunkowych (pełna księgowość),
• prowadzeniem księgowości w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów,
• prowadzeniem księgowości w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych,
• sporządzaniem deklaracji podatkowych,
• obsługą w zakresie rozliczeń podatku od towarów i usług,
• sporządzaniem sprawozdań finansowych,
• pomocą w sporządzeniu dokumentacji dotyczącej pozyskiwania kredytów bankowych i środków unijnych,
• opracowywaniem dokumentacji podatkowej dla transakcji z podmiotami powiązanymi.

Jeśli zachodzi taka potrzeba, obsługę rozszerzamy o kolejne usługi:

• przygotowywanie wniosków o udzielenie indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego,
• pomoc podczas kontroli organu podatkowego (urzędu skarbowego),
• reprezentowanie przedsiębiorcy w postępowaniu podatkowym,
• reprezentowanie przedsiębiorcy w sporze z organem podatkowym przed sądem administracyjnym.

Księgowość w restauracji

Przedsiębiorstwa działające w sektorze HoReCa mają swoje własne, wyjątkowe potrzeby i wymagają specjalistycznej obsługi księgowej. W kancelarii Kurczewska Podatki doskonale rozumiemy tę specyfikę i oferujemy kompleksową gamę usług księgowych, kadrowych i płacowych, dostosowanych do unikalnych wymagań właścicieli restauracji, firm cateringowych, hoteli, barów oraz innych podmiotów z branży.

Nasza oferta obejmuje:

• Szczegółowe prowadzenie firmowej księgowości: Zapewniamy rzetelne i dokładne prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz podatkowej księgi przychodów i rozchodów, dbając o zgodność z obowiązującymi przepisami podatkowymi. Dzięki temu możesz skoncentrować się na prowadzeniu swojej działalności, mając pewność, że aspekty finansowe są w najlepszych rękach.
• Obsługę kadrowo-płacową pracowników restauracji: Rozumiemy, że w branży HoReCa zatrudnieni są różnorodni pracownicy, tacy jak kucharze, pomocnicy kuchenni, kelnerzy, barmani, bariści, managerowie i dostawcy. Nasza obsługa kadrowo-płacowa obejmuje wszystkie aspekty związane z wynagrodzeniami i kadrami, gwarantując terminowe wypłaty i przestrzeganie przepisów pracowniczych.
• Analizę kosztów i rentowności poszczególnych działań: Pomagamy w monitorowaniu kosztów i dochodów z różnych aspektów działalności, co umożliwia identyfikację obszarów do optymalizacji oraz zwiększenie rentowności.
• Wsparcie w pozyskiwaniu finansowania działalności i inwestycji: Pomagamy przygotować dokumenty niezbędne w poszukiwaniu źródeł finansowania, w tym dotacji i dofinansowań z programów unijnych. Dzięki naszemu wsparciu możesz realizować planowane inwestycje i rozwijać swoją działalność.
• Przeprowadzanie audytów w obrębie umów handlowych: Pomagamy w analizie umów handlowych oraz przeprowadzamy audyty, aby upewnić się, że Twoje interesy są odpowiednio chronione i przestrzegane.

W kancelarii Kurczewska Podatki rozumiemy, że każdy klient z branży gastronomicznej ma swoje indywidualne potrzeby, dlatego dostosowujemy nasze usługi, aby sprostać specyficznym oczekiwaniom. Dzięki naszemu doświadczeniu i specjalistycznej wiedzy jesteśmy partnerem, na którym możesz polegać, dbając o rozwój i stabilność swojego przedsiębiorstwa w tym niezwykle wymagającym i niezwykle konkurencyjnym sektorze.

Specyfika księgowości w firmie gastronomicznej

Czy napiwki są opodatkowane podatkiem dochodowym?

Niestety tak. Dobrowolne napiwki przekazywane przez klientów restauracji nie są darowizną. Napiwki otrzymane przez kelnerów zawsze stanowią przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. W zależności od sposobu ich otrzymania (gotówka lub płatność kartą) mogą stanowić przychód ze stosunku pracy, bądź przychód z tzw. innych źródeł. 

Ewidencja i księgowanie napiwków

Klient może zostawić napiwek:

• w gotówce, np. nie odbierając całej wydanej reszty lub uprzedzając, aby reszta została wydana do odpowiedniej kwoty wyższej niż kwota wskazana na rachunku za zakupioną usługę,
• w ramach płatności kartą płatniczą/kredytową.

Przykładowo, jeśli klient zamówił usługę gastronomiczną o wartości 200 zł i dodatkowo, w za miłą obsługę i smaczny posiłek zostawił w gotówce dobrowolny napiwek w wysokości 20 zł, na paragonie fiskalnym powinna znaleźć się jedynie kwota 200 zł uwzględniająca właściwą stawkę i kwotę podatku VAT.

Kto płaci podatek dochodowy od napiwków?

Podatek dochodowy od napiwków zawsze musi rozliczyć i zapłacić kelner. Kwota napiwku, nawet w przypadku, gdy restauracja jet pośrednikiem przy jego płatności (gdy napiwek płacony jest kartą a nie gotówką) nie stanowi dla restauracji przychodu podatkowego.

Czy dobrowolne napiwki podlegają rejestracji na kasie fiskalnej oraz są opodatkowane podatkiem od towarów i usług?

Dobrowolne napiwki to takie, których przyznanie i wysokość zależy tylko i wyłącznie od uznania klienta, jego oceny i dobrej woli. W przypadku, gdy kwoty napiwków są całkowicie dobrowolne i restauracja nie pobiera sobie żadnych kwot z tych napiwków, to kwoty te nie stanowią dla restauracji wynagrodzenia będącego podstawą opodatkowania podatkiem od towarów i usług. W konsekwencji, restauracja nie ma obowiązku uwzględniać napiwków przekazywanych pracownikom, nawet za swoim pośrednictwem, w swoich rozliczeniach VAT.

Organy podatkowe potwierdzają, że aby uznać dane świadczenie za odpłatne, musi istnieć stosunek prawny pomiędzy świadczącym usługę a odbiorcą, a w zamian za wykonanie usługi powinno zostać wypłacone wynagrodzenie. Musi istnieć bezpośredni związek pomiędzy świadczoną usługą i przekazanym za nią wynagrodzeniem. Oznacza to, że z danego stosunku prawnego, na podstawie którego wykonywana jest usługa, musi wynikać wyraźna, bezpośrednia korzyść na rzecz świadczącego usługę. Innymi słowy, stosunek prawny w ramach którego wykonywana jest usługa, musi być związana z bezpośrednią korzyścią na rzecz świadczącego usługę (restauratora), a związek pomiędzy otrzymywaną płatnością i wykonaną usługą musi mieć charakter oczywisty, aby można było jednoznacznie stwierdzić, że płatność następuje w zamian za to świadczenie. W przypadku dobrowolnie wręczanych napiwków kryteria te nie są spełnione, ponieważ właściciel restauracji nie zawiera z klientem żadnego stosunku prawnego, który obligowałby klienta do zapłaty napiwku. Jeśli więc pomiędzy klientem a restauratorem nie istnieje żadna umowa co do napiwku, to nie dochodzi do odpłatnego świadczenia usług.

Skoro dobrowolne napiwki, które w całości przekazywane są przez restaurację pracownikom, nie są uważane za odpłatne świadczenie usług, to nie są one uwzględniane w ewidencji sprzedaży na kasie rejestrującej.

Napiwki doliczane do zamówienia

Inaczej jednak wyglada sytuacja z napiwkami, które z góry są doliczane do zamówienia. W tym przypadku ich wartość powinna być odzwierciedlona na paragonie fiskalnym.

Jakie rodzaje firm gastronomicznych obsługujemy w Kancelarii Kurczewska Podatki?

Specjaliści od księgowości z Kancelarii Kurczewska Podatki obsługują w zasadzie wszystkie rodzaje firm w sektorze HoReCa:

• indywidualne usługi restauracyjne – świadczone w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej;
• spółki osobowe – zwykle niewielkie przedsiębiorstwa, w których usługi restauracyjne świadczone są przez kilka osób działających wspólnie;
• przedsiębiorstwa działające w formie spółek kapitałowych – spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółki akcyjnej zajmujące się sieciami restauracji i hoteli.

Pomoc w wyborze optymalnej formy prawnej dla restauracji

Doradcy podatkowi i prawnicy z Kancelarii Kurczewska Podatki pomagają wybrać optymalną formę prawną prowadzenia działalności, doradzają w sprawie formy opodatkowania i sposobu rozliczenia zysków. Najczęściej spotykanymi formami prawnymi dla firm restauracyjnych są:

• Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) – forma działalności gospodarczej, w której przedsiębiorca prowadzi działalność na własny rachunek. Właściciel firmy jest osobą fizyczną i odpowiada za długi firmy swoim majątkiem.
• Spółka cywilna (S.C.) – to najprostsza forma spółki osobowej, sposób prowadzenia działalności gospodarczej najczęściej przez co najmniej dwie osoby fizyczne, które dokonują wkładów w postaci pieniężnej lub rzeczowej, a także pracy lub know-how. W wyniku zawarcia umowy spółki cywilnej tworzona jest wspólnota majątkowa, która nie posiada osobowości prawnej i działa na podstawie przepisów kodeksu cywilnego.
• Spółka jawna (S.J.) – jest to osobowa, najprostsza forma spółki prawa handlowego podlegającej wpisowi do KRS, w której wspólnicy prowadzą działalność pod wspólną firmą, odpowiadając za zobowiązania spółki całym swoim majątkiem. Każdy ze wspólników ma pełne prawo decydowania o sprawach spółki oraz jest równocześnie zobowiązany do wniesienia określonego wkładu do spółki. Spółka jawna nie posiada osobowości prawnej, ale ma zdolność prawną, czyli może we własnym imieniu nabywać prawa i zaciągać zobowiązania.
• Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) – to kapitałowa spółka handlowa posiadająca osobowość prawną, która może być utworzona przez jednego bądź więcej wspólników. Założycielami sp. z o.o. mogą być osoby fizyczne albo osoby prawne, bez względu na obywatelstwo i miejsce siedziby, a ich odpowiedzialność za zobowiązania spółki jest ograniczona do wartości wniesionych przez nich wkładów (udziałowcy spółki z o.o. nie ponoszą odpowiedzialności własnym majątkiem za zobowiązania spółki). Minimalny kapitał zakładowy spółki z o.o. wynosi 5 000 zł.
• Spółka akcyjna (S.A.) – to kapitałowa spółka handlowa, to forma prowadzenia działalności gospodarczej, w której udziały w spółce mogą być sprzedawane na giełdzie, a akcjonariusze nie odpowiadają za zobowiązania spółki (akcjonariusz ryzykuje jedynie utratą wniesionego wkładu). Wspólnikami spółki akcyjnej są akcjonariusze, którzy posiadają określoną liczbę akcji upoważniających do otrzymywania wyznaczonej części dywidendy. Do założenia spółki akcyjnej wymagany jest kapitał 100 000 złotych.
• Spółka komandytowa (sp.k.) – jest osobową spółką handlową, która posiada zdolność prawną oraz zdolność do czynności prawnych, składa się z dwóch typów wspólników: komplementariusza i komandytariusza. Komplementariusz odpowiada za zobowiązania spółki bez ograniczeń całym swoim majątkiem, podczas gdy komandytariusz odpowiada tylko do wysokości tzw. sumy komandytowej.
• Spółka komandytowo-akcyjna (S.K.A.) – jest osobową spółką handlową, nie ma osobowości prawnej, ma jednak zdolność prawną, czyli może we własnym imieniu nabywać prawa i zaciągać zobowiązania, oraz ma zdolność sądową. Spółka ta składa się z dwóch rodzajów wspólników: akcjonariuszy i komplementariuszy, którymi mogą być osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, które mają zdolność prawną. Komplementariusz ponosi nieograniczoną odpowiedzialność za zobowiązania spółki. Minimalny kapitał zakładowy spółki komandytowo-akcyjnej wynosi 50 000 zł.

Koszt prowadzenia księgowości w firmie gastronomicznej

Zdajemy sobie sprawę, że świadczone w Kancelarii Kurczewska Podatki usługi na rzecz firm gastronomicznych mają być nie tylko najwyższej jakości, ale również konkurencyjne cenowo. Od wielu lat optymalizujemy nasze własne koszty poprzez między innymi:

• specjalizację – pracownicy kancelarii wykonują zadania ograniczone co do zakresu lub branży, dzięki czemu mogą je wykonywać szybciej i z mniejszym ryzykiem popełnienia błędu;
• doświadczenie – obsługując klientów z branży transportowej od wielu lat, niewiele może nas zaskoczyć; zadania wykonywane są sprawnie i pewnie;
• automatyzację – pracujemy na najwyższej klasy oprogramowaniu znacząco obniżającym pracochłonność oraz zmniejszającym szansę popełnienia błędów;
• wysokie kwalifikacje – nasi pracownicy są specjalistami najwyższej klasy; ciągle inwestujemy w ich rozwój zawodowy.

Kalkulując koszty obsługi księgowej świadczonej na rzecz restauracji i hoteli, bierzemy pod uwagę takie czynniki jak:

• wielkość działalności – im większa firma, tym zazwyczaj wyższe koszty związane z obsługą księgową i kadrowo-płacową, ze względu na większą liczbę transakcji i dokumentów do przetworzenia;
• system rachunkowości – korzystanie z bardziej zaawansowanych systemów rachunkowości zwiększa koszty obsługi księgowej; prowadzenie ksiąg rachunkowych jest bardziej pracochłonne niż w przypadku podatkowej księgi przychodów i rozchodów;
• zakres działalności – przedsiębiorstwa prowadzące jedną restaurację wymagają mniejszego nakładu pracy przy obsłudze księgowej i kadrowo-płacowej niż złożone przedsiębiorstwa prowadzące działalność hotelarską i sieciową;
• poziom złożoności księgowości – im bardziej skomplikowana księgowość, tym wyższe koszty obsługi księgowej.

Po zapoznaniu się z wymienionymi powyżej parametrami, pracownik kancelarii określi cenę obsługi księgowej. W razie potrzeby, szczególnie jeśli zakres oczekiwanej przez klienta usługi jest trudny do oszacowania, oferujemy możliwość rozliczania się na podstawie rzeczywiście poświęconego czasu, a także hybrydowo – ryczałt za typowe usługi plus rozliczenie usług dodatkowych liczonych według rzeczywistej pracochłonności, przedstawianej w formie raportu.

Osobisty kontakt przedsiębiorcy z księgową

Cenimy sobie osobisty kontakt z klientami – człowiek z człowiekiem, a nie człowiek z ekranem komputera. Owszem, mamy również klientów spoza Łodzi, gdzie spotkanie przy kawie w kancelarii jest utrudnione, ale nawet w takich przypadkach zapewniamy osobę dedykowaną do obsługi wszystkich Państwa spraw. Do takiej osoby możecie Państwo w każdej chwili zadzwonić z prośbą o wyjaśnienia lub ze szczegółowymi dyspozycjami. Jeśli to my mamy pytania, zwykle to właśnie Państwa opiekun będzie się kontaktował.

Jeśli macie Państwo bardziej skomplikowane pytania, szczególnie dotyczące planowania formy działalności, przekształceń czy związane z optymalizacją rozliczeń, do Waszej dyspozycji jest doradca podatkowy – Aleksandra Kurczewska.

Niekiedy przedsiębiorca potrzebuje pomocy doradcy podatkowego

W trudniejszych sprawach, związanych choćby z wyborem formy prawnej przedsiębiorstwa nasi klienci mogą liczyć na pomoc doświadczonego doradcy podatkowego – prawnika posiadającego obszerną wiedzę w zakresie prawa handlowego i prawa podatkowego.

Wybierz formę opodatkowania dochodów, uważaj na podatek VAT

Pamiętaj, aby wybrać formę opodatkowania, gdyż prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą lub będąc wspólnikiem w spółce cywilnej lub jawnej jesteś podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych, czyli podatku PIT. O wyborze formy opodatkowania możesz poinformować np. składając wniosek o wpis do CEIDG.

Do wyboru masz 3 formy opodatkowania dochodów z działalności gospodarczej:

• na zasadach ogólnych, według skali podatkowej (stawka podatkowa 12% i 32% od dochodu, czyli od różnicy pomiędzy przychodami i kosztami),
• według stawki liniowej (stała stawka podatkowa 19% od dochodu, bez względu na wysokość dochodu),
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (stawka ryczałtu 3% od przychodu dla działalności gastronomicznej, za wyjątkiem sprzedaży napojów o zawartości alkoholu powyżej 1,5%, gdzie stawka ryczałtu wynosi 8,5%).

W wyborze najkorzystniejszej formy opodatkowania pomoże Ci doradca podatkowy. Jeśli nie dokonasz wyboru, automatycznie będziesz opodatkowany na zasadach ogólnych, czyli według skali podatkowej.

W niektórych sytuacjach, oprócz podatku dochodowego i niezależnie od wybranej formy opodatkowania dochodów, będziesz musiał zarejestrować się do VAT i płacić podatek VAT. Nie masz obowiązku rejestracji do VAT, gdy:

• twoja sprzedaż nie przekracza limitu 200 tys. zł rocznie w proporcji do okresu prowadzonej działalności,
• sprzedajesz wyłącznie towary i usługi zwolnione z VAT.

Księgowość dla restauracji – cena

Dużo wysiłku wkładamy w zapewnienie konkurencyjnych cen naszych usług. Optymalizujemy koszty w kancelarii, twardo negocjujemy z dostawcami oprogramowania i sprzętu, ale na jednym nie oszczędzamy – na pensjach naszych ludzi. Chcemy, abyście mieli Państwo do czynienia z fachowcami najwyższej klasy, dostarczającymi usługi na najwyższym możliwym poziomie. Gwarantujemy rozsądne ceny, których wysokość każdorazowo ustalamy indywidualnie, na podstawie pracochłonności związanej z obsługą waszych spraw. Prosimy o kontakt +48 505 497 184 lub mailem kancelaria@kurczewska.pl.